8 dicas para manter as finanças de uma pequena empresa sempre em dia

Gerenciar uma pequena empresa é um grande desafio, especialmente quando o assunto é: MANTER AS FINANÇAS SEMPRE EM DIA!

Dizem que no Brasil o ano só começa após o Carnaval. Pois bem, o Carnaval já passou, o novo já está em curso e nós já estamos finalizando o 1º trimestre de 2017. O tempo passa rápido meu caro empreendedor! Por isso, resolvemos dar a você, que é um pequeno empresário e enfrenta todos os dias o desafio de gerir uma pequena empresa, 8 dicas que irão ajudá-lo a manter as finanças do seu negócio em “excelente forma”.

Vamos tomar apenas 4 minutos do seu tempo, mas que valerão muito à pena se você seguir essas dicas. Boa leitura!

1. Faça um planejamento financeiro realista

Se você abriu sua empresa em 2016 ou este foi o ano em que você finalmente começou a expandir seus negócios, talvez você ainda não tenha um planejamento financeiro detalhado e bem ajustado às suas reais necessidades do negócio. Porém, uma vez que você já tem uma ideia da média mensal de suas contas a pagar e contas a receber, você já pode criar uma projeção orçamentária realista para definir um planejamento financeiro bem ajustado às suas necessidades do novo ano calendário. Se você já tem um planejamento financeiro configurado para este ano, não se esqueça de sempre revisá-lo, e se for necessário ajustes, faça-o sempre que possível, para que você esteja sempre ciente do real estado da saúde financeira do negócio.

2. Saiba lidar com um fluxo de caixa negativo

Um fluxo de caixa negativo pode gerar sérios problemas para uma pequena empresa. Sendo assim, você precisa colocar como prioridade zero neste novo ano mudar este cenário e reverter esta situação.

Acabar com a inadimplência pode ser o primeiro passo para manter o coração de sua pequena empresa (seu financeiro) sempre com batimentos bem compassados e firmes. Para fazer isso, chame seus clientes para um bate-papo amigável, negocie prazos de pagamento mais adequados, considere talvez abrir mão de juros e multas sobre as parcelas vencidas e dê a oportunidade ao seu cliente de se tornar adimplente novamente. Mostre aos seus clientes que vocês são parceiros e estão no “mesmo barco”. Você vai ver que isso pode fazer uma grande diferença para tornar o seu fluxo de caixa positivo novamente.

3. Invista em um bom sistema de gestão

Existe uma variedade muito grande de sistemas de gestão para pequenas empresas disponíveis no mercado. Isto significa que nunca foi tão fácil manter suas finanças organizadas e em dia. Um sistema de gestão adequado ao seu tipo de negócio irá facilitar seu controle sobre suas despesas e recebimentos, lhe trará ciência sobre a situação de adimplência de seus clientes. Isso, com certeza, lhe trará uma visão holística das finanças de sua empresa.

Opte por sistemas online, para que você tenha acesso aos dados de gestão de sua empresa de onde você estiver.

4. Cuidado com seus limites de crédito

Muitas empresas de pequeno porte utilizam cartão de crédito e possuem linhas de financiamento junto às instituições financeiras, e muitas vezes se valem desses recursos para “equilibrar” o fluxo de caixa. Se este for o seu caso, é importante que você nunca exceda seus limites, pois isso pode ter um efeito negativo sobre seu “score” (pontuação de crédito) junto às estas instituições e pode prejudicar suas chances futuras de obter outros tipos de financiamento empresarial, como um empréstimo para custear uma inovação ou ampliação de sua estrutura, por exemplo.

Controlar seus gastos é muito importante, pois, se regularmente você ultrapassar seus limites de crédito, mesmo que você consiga regularizar sua situação, as instituições financeiras entenderão que você está com dificuldades em seu fluxo de caixa e dificultarão a cessão de novos créditos quando necessário.

Em um mundo ideal, o negócio teria sempre que ter reservas de recursos financeiros aplicados para momentos de dificuldade. Naturalmente, esta não é a realidade de 99% das pequenas empresas no Brasil e os custos inesperados estão a todo o momento adulterando o planejamento financeiro.  Por isso, é muito importante manter uma “bandeira verde” para suas linhas de crédito em momentos de dificuldades ou expansão.

5. Tenha um planejamento tributário

Na mesma linha, é muito importante que você tenha em seu planejamento financeiro a inclusão de seus impostos a pagar. O planejamento tributário irá definir o melhor regime de apuração, quais os tipos e quando você devera recolher estes impostos de acordo com a sua atividade. Para que seu orçamento seja preciso, você precisa ter ciência da situação fiscal de sua empresa. Portanto, é muito prudente e sábio ter um planejamento tributário bem estruturado para que sua empresa esteja sempre em dia com o fisco e evite a descapitalização desnecessária com multas e autuações.

6. Pare de misturar despesas pessoais e empresariais

Uma das melhores estratégias de gestão financeira para uma pequena empresa é nunca se misturar as despesas pessoais dos sócios com as despesas da empresa. Isso traz um nível de organização e um controle exato da situação da empresa, e mais, contabilmente aumenta a credibilidade da empresa junto a possíveis credores e investidores.

7. Mantenha uma organização dos arquivos financeiros

Existem muitas razões para se manter, de forma rigorosa, a organização dos arquivos financeiros de uma pequena empresa. Porém, a razão mais importante é que ao se manter uma organização e atualização de todas as contas de gerenciamento do negócio em dia, você terá uma visão clara de onde você realmente está, o que pode ajudá-lo, por exemplo, a obter um financiamento empresarial rapidamente, se você precisar.

Embora muitas empresas esperem o final do ano calendário para organizar seus arquivos financeiros, se você criar uma rotina de organização mensal ou pelo menos bimestral, você terá sempre uma visão realista da saúde financeira do negócio e demonstrativos contábeis/financeiros precisos e atualizados, caso precise apresentá-los a um investidor ou credor.

8. Contrate uma Assessoria Contábil  

Desde os dias do ábaco, contadores são considerados profissionais confiáveis e são respeitados e tratados como os melhores aliados dos proprietários de pequenas empresas bem-sucedidas em todos os lugares do mundo. O profundo conhecimento da profissão, bem como das leis tributárias vigentes no país por parte destes profissionais, sempre ajudarão as empresas a economizarem em vários aspectos financeiros, e isto é uma realidade irrefutável.

Sabemos o quão tentador pode ser para um empreendedor ser o “salvador da pátria” e querer executar todas as tarefas de sua empresa sozinho, bem como, resolver todos os seus problemas corporativos. Porém, quase sempre isto é um verdadeiro desastre para o negócio. É preciso contar com o auxílio de especialistas em cada área, principalmente em se tratando de contabilidade e finanças.

O contador será o responsável por confeccionar, através da análise de dados, o planejamento tributário citado na dica 5 deste post, o que o ajudará a economizar em impostos e o manterá livre da mira do Fisco. Ele também será o responsável por cobrá-lo de manter uma organização das contas de gerenciamento financeiro para que suas demonstrações contábeis estejam sempre atualizadas, o que fará com que você esteja sempre muito bem informado sobre a saúde financeira do negócio durante todo o ano.

Para que as finanças de sua pequena empresa estejam sempre em dia, necessariamente você precisa contar com o apoio de um contador.

Conclusão

Embora ser dono de próprio negócio e poder gerenciá-lo da forma que melhor lhe convir possa lhe parecer ser “um sonho de liberdade emocionante”, também pode se tornar uma “nevralgia crônica”, especialmente quando se trata do gerenciamento financeiro de modo a tornar o negócio rentável e lucrativo.

Por isso, não deixe seu negócio sofrer devido à má gestão das finanças. Mantenha as dicas acima sempre em mente, procure segui-las com regularidade e garanta a sua empresa um futuro brilhante.

Conte sempre com um contador!

Até a próxima!