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Estoque é dinheiro parado. Como em muitos casos não há como trabalhar sem ele, é preciso gerir bem esse fluxo para minimizar o seu custo – não importa se os estoques são de matérias-primas, materiais de consumo (almoxarifado), de projetos em andamento (no caso de serviços) ou ainda de produtos acabados.
A situação ideal é trabalhar com o conceito “just in time”, no qual só há entrega do fornecedor na hora de vender ou usar o item na produção. No entanto, muitas situações indicam a necessidade de se fazer estoques. Se o fornecedor atrasa devido a qualquer imprevisto, a produção pode parar e se tem o risco de perder vendas.
No caso de itens importados, há questões adicionais como embarque, alfândega e alteração do câmbio. Riscos como esses fazem com que as preocupações sejam conflitantes. Por um lado, deseja-se estocar mais itens para a produção (risco de fornecimento) e mais produtos acabados (risco de venda), por outro, deseja-se comprar uma quantidade que seja financeiramente vantajosa para manter o menor valor possível em estocagem e assim diminuir a necessidade de capital de giro.
O primeiro passo para gerir o estoque é classificar os itens de forma a separar os de maior impacto na produção, seja financeiramente (com a técnica da curva ABC) ou de fluxo da produção (teoria das restrições). Os itens que representam mais em termos financeiros ou que podem parar a produção, precisam ser monitorados com outros cálculos, tais como o ponto de reposição e o lote econômico de compra. Há fórmulas matemáticas definidas para isso, mas o importante é compreender o conceito e procurar avaliar os componentes de acordo com cada realidade.
O ponto de reposição considera o consumo do item durante o prazo de entrega do fornecedor e o estoque de segurança – aquele mínimo necessário para fazer frente aos riscos inerentes ao fornecimento e à variação de demanda esperada. Com a soma desse mínimo e todo o consumo durante a entrega se consegue o volume que indica o momento de fazer novo pedido de compra. Dessa forma, faz-se o ajuste doestoque ao consumo médio histórico. A pergunta seguinte é: quanto se deve comprar?
O pedido deve ser no mínimo esse volume do ponto de reposição, mas pode ser maior, fazendo frente a outros riscos de mercado (variações inesperadas e acima da média) desde que a compra seja vantajosa financeiramente. Isso implica em ter disponibilidade financeira; ter espaço físico para a estocagem; não ter risco de vencimento ou deterioração e; não aumentar demais o custo do seguro nem o risco de desperdício.
