Gestão Contábil: Os 8 erros mais comuns cometidos na gestão de pequenas empresas

Graças à enorme variedade de aplicativos e sistemas de gestão financeira disponíveis no mercado para pequenas e médias empresas, esta cada vez mais fácil manter os registros contábeis com exatidão, para se saber para onde está indo o dinheiro da sua empresa, não é mesmo?

Embora os softwares de gestão tenham tornado o controle financeiro e a gestão contábil mais fácil para os pequenos empresários, ainda assim, muitos erros são cometidos na contabilidade de uma pequena empresa. Por exemplo, classificar incorretamente uma transação, ou lançar um código errado de um imposto é muito mais comum do que se imagina, principalmente quando é o próprio empresário que resolve fazer os seus lançamentos e a sua própria gestão contábil, visando “economizar” algum dinheiro.

Alguns erros na contabilidade são pequenos, insignificantes e, quando são inevitavelmente percebidos por alguém dentro do seu negócio, fáceis de corrigir. Porém, outros são mais graves e podem ter um efeito significativo sobre a saúde financeira do seu negócio.

Ao longo do tempo, práticas contábeis pobres, feitas por quem não entende de contabilidade, podem distorcer a realidade da saúde fiscal da sua empresa. Em casos graves, repetidos erros contábeis e práticas contábeis ruins podem levar o seu negócio para a insolvência ou até mesmo a falência da empresa.

Neste artigo, examinaremos oito dos erros mais comuns cometidos na contabilidade de pequenas empresas e explicaremos como eles podem criar problemas pequenos ou até muito significativos para o seu negócio.

Boa leitura!

1. Assumir os lucros sem considerar os custos de um projeto

Você acabou de fechar um negócio de R$ 50.000,00, porém, sua empresa levará três meses para finalizar o mesmo e entregar ao cliente. Sua empresa terá com isso, um custo de R$ 20.000,00 para financiar o projeto. Logo você pensa – “Terei um lucro de R$ 30.000,00 sobre este negócio”, e já o lança em seu financeiro, mesmo antes de ter entregue absolutamente nada. Isso é um grande erro!

O que acontecerá se ao invés de levar três meses, você se deparar com um problema na execução do projeto, que lhe obrigue a precisar de mais três meses para finalizá-lo? Quanto isso irá lhe custar a mais? Este novo prazo, irá tornar a estimativa de custos iniciais de R$ 20.000,00 totalmente incorreta, não é mesmo? Então qual será o seu lucro agora?

É muito tentador lançar cada novo negócio como entrada de recursos financeiros logo que se fecha um contrato – afinal, é uma nova renda para o seu negócio, e como não lançar? Mas agir assim pode fazer sua empresa parecer mais saudável do que realmente é e dar-lhe uma imagem distorcida da condição financeira real do seu negócio. Nem toda entrada de recurso em seu caixa, significa lucro.

2. Não levar a gestão contábil do negócio realmente a sério

A chave para uma gestão contábil realmente eficiente é registrar tudo. Desde pequenas transações até grandes pagamentos de clientes e fornecedores, é importante garantir que tudo seja registrado e devidamente categorizado em seu plano de contas.

Não importa o quão pequeno seja o seu negócio, encarar a gestão contábil seriamente lhe dará uma imagem precisa e confiável da saúde financeira da sua empresa, permitindo que você determine exatamente quão bom (ou ruim) foi o seu desempenho empresarial em um determinado período.

Categorizar diferentes tipos de ativos e passivos corretamente para realizar uma verificação mensal de seus lançamentos, o estabelecimento de uma gestão contábil séria e a utilização de um bom sistema de gestão para o seu negócio, são as grandes chaves para mantê-lo financeiramente seguro.

3. Falha ao definir suas contratações

Sua empresa tem funcionários? Em caso afirmativo, eles são funcionários da sua empresa, isto é, contratados em regime de CLT, ou são pessoas jurídicas contratadas para exercer determinadas funções?

Há uma grande diferença entre um empregado e um empreiteiro (P.J. contratado) – uma diferença que você precisará levar seriamente em conta.

Compreender a diferença entre um empregado e um contratado, bem como as consequências contábeis dessa diferença, é vital para evitar que sua empresa registre suas contas de forma imprecisa.

4. Gerenciar, você mesmo, todas as suas contas internas

Você administra bem o seu financeiro e as suas despesas internas?

Quando você gerencia uma empresa extremamente pequena com receita limitada, pode ser tentador para reduzir custos, lidar com sua contabilidade de seu próprio jeito.

Você mesmo fazer a sua gestão contábil pode parecer uma ótima maneira de poupar dinheiro, porém, este tipo de atitude pode ser realmente o maior custo do seu negócio, afinal, qual é a sua especialidade?

A contratação de um contador especializado em seu segmento de mercado, pode até parecer um custo que você pode evitar “fazendo você mesmo a sua contabilidade”, porém, um contador especializado é indispensável ao planejamento tributário e financeiro de sua empresa, e pode lhe poupar muito dinheiro na gestão contábil eficiente de suas finanças.

Desde deduções fiscais que você não sabia que poderia se beneficiar, o melhor regime de tributação, a geração de dados contábeis precisos, o cumprimento das declarações acessórias que devem ser enviadas ao fisco, a apuração correta de seus impostos e orientações contínuas sobre as melhores decisões que você precisa tomar na gestão de seu negócio, a presença de um contador se torna indispensável para qualquer negócio que almeja um crescimento sustentável.

Fazer você mesmo a sua gestão contábil pode lhe custar muito dinheiro.

5. Falha em conciliar as contas bancárias e os registros contábeis

É importante que sua empresa faça a conciliação bancária de suas contas com frequência. A conciliação bancária é o processo de verificação de que o saldo de uma conta listada em seus livros é realmente precisa e correta, garantindo que os registros correspondam ao saldo real de sua conta bancária.

É muito comum que pequenos gastos e despesas que você não julgue importante não sejam registrados. Isto é um erro que deve ser evitado. Conciliar as suas contas – desde o saldo bancário do seu negócio até as contas a pagar – lhe permite controlar com precisão a sua situação financeira.

Pequenas empresas devem sempre conciliar suas contas com seus livros a cada mês para garantir que todas as suas transações sejam registradas com precisão, impedindo que seus livros fiquem fora de sincronia com o status real de suas contas.

6. Esquecer-se de registrar pequenas transações

Como sua empresa gerencia suas pequenas transações?

É muito fácil pensar em transações de pequeno porte como sem importância.  Mas é essencial que sua empresa tenha um registro de todos os seus gastos, não importa quão insignificantes você julgue que sejam. É importante registrar pequenas transações, como por exemplo, pagar por uma entrega postal ou a compra de um envelope, mesmo que o custo seja insignificante.  Todo e qualquer gasto deve ser registrado, mesmo que sejam apenas R$0,10 centavos de real.

Isto é especialmente importante em ambientes de varejo, onde muitas transações são realizadas em dinheiro. Seja rigoroso em registrar as pequenas transações e torne muito mais fácil gerenciar os custos maiores.

Mantendo um registro das pequenas transações, você será capaz de gerenciar facilmente seus livros contábeis. Você verá o quanto isso será importante à medida que sua empresa for crescendo e o numero de transações financeiras também.

7. Não atribuir orçamentos claros para cada projeto

Sua empresa inicia projetos sem atribuir um orçamento claro e específico para o mesmo?

Assumir um projeto sem qualquer ideia de quanto ele pode custar a sua empresa é uma maneira fácil de gastar muito mais do que você pretendia inicialmente.

Não conseguir orçar efetivamente um projeto, torna difícil o controle dos custos referente ao mesmo, e pode gerar um custo muito maior para o seu financeiro. Isso pode fazer com que sua empresa gaste seus recursos financeiros, que já são limitados, em projetos que não produzirão retorno algum sobre o investimento.

À medida que você fizer uma gestão contábil eficiente, sua empresa se tornará cada vez mais estabelecida, e você terá ciência de quanto seu negócio precisará gastar para continuar operando. Isso facilitará a configuração de orçamentos para projetos que são grandes o suficiente para tornar o sucesso possível, porém sem excesso ou desperdícios.

8. Comunicação ruidosa e ineficiente com seu contador

Seu contador sabe o que realmente está acontecendo em seu negócio?

É muito importante que sua empresa mantenha todas as informações registradas de forma clara e precisa sobre suas transações e ainda mais importante, que essas informações sejam continuamente enviadas à contabilidade.

Custos aparentemente pequenos como a compra de produtos ou serviços – especialmente aqueles com custos mensais recorrentes – se não reportados ao seu contador pode causar sérios problemas e muito trabalho extra para ajuste das contas.

Além de se comunicar claramente com seu contador, mantenha um registro de todas as transações, de preferencia numa planilha fornecida por ele, pois será muito mais fácil monitorar todos os seus rendimentos e gastos.

Se for difícil para você fazer isso de forma digitalizada, faça em um livro-caixa de papel mesmo. Mas, o importante é manter rigorosamente o registro de tudo.

Conclusão

Como um empreendedor de sucesso e proprietário de um pequeno negócio, talvez seja muito tranquilo se pensar que se é um super-herói e que se consegue realizar múltiplas tarefas com o mesmo nível de eficiência. Porém, quando se trata da administração financeira da empresa, o assunto é muito mais sério e requer conhecimentos especializados no assunto. E é muito mais inteligente e benéfico para o bem do negócio, deixar que especialistas no assunto cuidem disso para você.

Um contador especializado em contabilidade para pequenas empresas pode ajudá-lo a descobrir a melhor maneira de usar seus ativos, para que você possa se beneficiar de inúmeras vantagens financeiras.

São muitos os benefícios que você e sua empresa terão ao envolver a experiência de um contador na gestão contábil e financeira de seu pequeno negócio. Contadores não sabem lidar apenas com números, eles podem fornecer conselhos sobre tributação, modelos de negócios e formas vitais de gerir o seu negócio financeiramente, para que sua empresa atinja a sustentabilidade e o sucesso necessário num futuro bem próximo.

Lembre-se: como proprietário de uma pequena empresa, você é um especialista em seu próprio campo de atuação, e não um especialista em formas de tributação ou administração financeira. E isso é fantástico, pois o seu negócio precisa da sua expertise para ser competitivo. Por isso, um contador pode ser o seu maior aliado rumo ao sucesso empresarial tão desejado por você ao abrir sua pequena empresa. Pense nisso!

E então, você mesmo administra as finanças de seu negócio e sente uma imensa dificuldade em fazer a gestão contábil de todas as suas operações de um modo eficiente? Conte-nos mais sobre isso deixando seu comentário logo abaixo. Registre também suas dúvidas. Amamos interagir com você!

Muito boa sorte ao empreender com sucesso e até a próxima!